Aussi est-il très important de « valider » cette signature dès son apposition sur le document. Les étapes de la vérification/validation Pour apporter une réponse au marché et rassurer les utilisateurs, le règlement européen eIDAS, entré en vigueur le 1er juillet 2016, a introduit plusieurs services de confiance spécifiques. L'un d'entre eux est justement dédié à la validation des signatures électroniques qualifiées et est assuré par des prestataires de services de confiance qualifiés eIDAS (PSCQ). En proposant ce service, ce fameux PSCQ va: s'assurer de la présence de la signature et de l'intégrité du document transmis; vérifier que le certificat utilisé était valide au moment de la signature; identifier le signataire; interroger les services externes nécessaires (trusted-list européenne, jetons OCSP, listes des certificats révoqués). > Lire aussi: Signature électronique: faut-il tout signer? Le précieux rapport de validation Une fois ces vérifications faites, un rapport de validation est généré au format Xades (XML signé) et ajouté aux éléments de l'enveloppe d'archive, au même titre que l'objet d'archive (le document signé et archivé) et le fichier de métadonnées.
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Archivage Signature Electronique Http
Également appelée e-signature, signature sur ordinateur ou encore signature numérique, la signature électronique fait désormais partie du quotidien de la gestion RH. Dans une démarche de modernisation de la gestion des documents d'entreprise, de plus en plus de services mettent en place ce type de validation. Plus rapide et tout aussi fiable que sa version manuscrite, la signature électronique fait gagner un temps précieux en productivité aux entreprises ainsi qu'aux services RH. Cependant, la mise en place de ce type de signature ne s'improvise pas. Au-delà d'être générée par un logiciel reconnu, ce type de signature électronique ( et plus généralement toute transmission électronique officielle) doit avant tout répondre au Règlement eIADS. Mais que dit cette réglementation? Existe-t-il des différences entre signature électronique et signature numérique? Quels sont les avantages de chacune des méthodes de validation de document? Zeendoc a réuni ici les principales informations à connaître sur la signature électronique, désormais présente dans notre quotidien.
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Contraintes légales
Si l'archivage des documents électroniques reprend les bases de l'archivage physique, notamment en matière d' authenticité des documents et de délais de conservation, les deux pratiques peuvent être différenciées du point de vue des contraintes légales. L'archivage électronique est particulièrement encadré. Effectivement, vous devez vous soumettre à diverses normes pour garantir l'intégrité et la pérennité des données stockées. Ainsi, les normes suivantes doivent être respectées:
Norme ISO 11506: elle aborde les méthodes d'archivage et de preuve de donnée s;
Norme ISO 15489: elle évoque le programme de « records management ». En respectant ces normes lors de l'archivage, vous vous assurez de la valeur probatoire de vos documents numériques lorsqu'ils sont fournis comme pièces justificatives. Les archives papier, quant à elles, sont soumises à moins de normes, bien qu'elles doivent tout de même respecter quelques règles:
des délais de conservation en fonction de la nature du document;
une méthode de classement et d'indexation claire;
une veille réglementaire;
un choix de stockage bien réfléchi, prenant en compte la température, le degré d'humidité et la protection incendie.
N'hésitez pas à solliciter l'assistance d'un professionnel comme Connective pour la mise en place de votre outil de signature au sein de votre entreprise. Une augmentation de la productivité de l'entreprise et la réduction des coûts
L'e-signature permet de réduire des coûts relatifs à l'impression, à la gestion des documents, à leur numérisation, aux envois postaux, et même à leur archivage de façon numérique. La méthode d'archivage numérique permet d'accéder facilement aux différentes informations depuis n'importe quel support (smartphone, tablette, ordinateur, etc. ). Que les signataires soient dans la même ville ou non, l'archivage numérique rend plus simples les processus. De même, elle facilite la mise en place d'un coffre-fort numérique en vue de protéger le volume documentaire dématérialisé de l'entreprise. L'utilisation de la signature digitale est également un moyen de réduire le gaspillage de papier au sein de votre entreprise. Vous limitez aussi de manière progressive les déchets papiers produits par votre structure.